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Software para distribuidoras: o guia completo para encontrar o ideal!

Software para distribuidoras: o guia completo para encontrar o ideal!

A rotina de uma empresa do setor de vendas, principalmente distribuidoras em atacado, tem um fluxo de informações muito grande, sem falar dos processos de cada departamento. Em razão disso, tem sido praticamente impossível ter uma gestão eficiente sem um sistema para atacadista.

Os softwares de gestão não estão mais sendo vistos como mera facilitação do trabalho quotidiano, mas sim como um investimento e ferramenta essencial para o adequado e saudável funcionamento de todos os setores, como o financeiro, estoque, fiscal, logístico e outros.

Os sistemas de vendas, de gerenciamento de processos e tarefas diárias que envolvem o funcionamento de uma distribuidora conseguem simplificar e tornar as atividades mais confiáveis, ágeis e com menor incidência de erros.

Pensando nisso, preparamos este guia completo com tudo o que precisa saber sobre os sistemas de gestão para atacadista. Ao final, você estará sabendo por que precisa contar com um software de gestão o quanto antes no seu negócio. Acompanhe!

O que é um software de gestão?

Vamos começar pelo início para que você não fique perdido e entenda sobre o que estamos falando. Vemos muito na internet pessoas e empresas falarem sobre sistemas de gerenciamento. No entanto, você sabe, ao certo, o que essa tecnologia faz ou com que finalidade foi desenvolvida?

Um software de gestão nada mais é do que um programa que automatiza diferentes e várias tarefas e processos de uma empresa. Para isso, utilizam-se ferramentas inteligentes que facilitam o desempenho dessas atividades, mas de maneira que os seus dados e informações estejam protegidos. Com isso, além de identificar pontos que podem ser melhorados, os sistemas viabilizam:

  • ganho de produtividade;
  • redução de custos;
  • menor incidência de erros;
  • aumento de vendas;
  • melhor organização de processos;
  • maior segurança de dados.

Um dos modelos de software de gestão que tem se mostrado eficiente é o Enterprise Resource Planning (ERP) ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português. A alta performance desse tipo de sistema se dá principalmente pelo fato de seu armazenamento ser em nuvem, ou seja, você pode acessá-lo de qualquer lugar e em qualquer dia, basta ter um dispositivo conectado à internet.

Outro tipo de sistema de gestão altamente eficiente são as plataformas de vendas e gerenciamento. Por meio delas é possível consultar pedidos, configurar e monitorar rotas, gerir o relacionamento com cliente, entre outros recursos. Tudo isso na palma da sua mão, e sem a necessidade de ter uma pilha de papéis.

Portanto, resumidamente, um software de gestão é um programa desenvolvido para gerenciar e automatizar diferentes tarefas de um negócio e processos, que vão desde o setor financeiro até o logístico.

Como funciona um software para distribuidoras?

Existem sistemas de gestão desenvolvidos e voltados exclusivamente para cada tipo de setor, como o industrial, de vendas e até mesmo prestação de serviços. Nesse meio, encontramos os softwares para distribuidoras, que são elaborados levando em consideração o fluxo de informações e as particularidades das empresas desse nicho.

Como dissemos, uma empresa atacadista ou distribuidora atua com um grande e variado fluxo de informações, como a gestão de pedidos, entrada e saída de estoque, caixa, emissão de notas fiscais, pagamento de notas, contrato com clientes e relacionamento com o consumidor.

À vista disso, é uma questão de necessidade contar com tecnologias que automatizam tarefas burocráticas e maçantes, de modo que seus colaboradores se preocupem em traçar estratégias de vendas e melhorias de processos. Então, é justamente aí que entra o software de gestão para distribuidoras.

Sistemas de gerenciamento, ou plataformas de gestão, como da ION Sistemas, voltadas para negócios desse setor, são um diferencial competitivo. Isso se dá em razão do modo de funcionamento desse tipo de software, que permite mais eficiência nas tarefas diárias.

Para isso, os softwares para atacadistas funcionam fornecendo recursos e informações que automatizam processos e facilitam a rotina, como as funcionalidades que permitem ao vendedor acompanhar dados relativos ao faturamento de pedidos, situação de entrega, títulos de cada cliente e evolução no processo de vendas. Além disso, aplicativos para atacadistas permitem:

  • monitorar rotas em tempo real;
  • criar catálogos para apresentação do seu mix de produtos;
  • acompanhar quais clientes foram e não foram atendidos;
  • fazer pedidos;
  • consultar estoque;
  • verificar histórico de vendas de cada cliente;
  • agendar visitas dos vendedores.

Em outras palavras, um sistema para atacadista atua na centralização e automatização de diferentes tarefas dos gestores e vendedores, além de disponibilizar funções que permitem acompanhar informações financeiras, fiscais e de logística.

Qual é a importância de escolher um bom sistema para atacadista?

Apesar da importância dos sistemas de gestão para os negócios atacadistas, não são todos os softwares disponíveis no mercado que apresentam uma boa performance ou são de qualidade.

Dessa maneira, é muito importante avaliar a tecnologia antes de fazer o seu investimento, pois dores de cabeça e prejuízos podem ser facilmente evitados. Em outros termos, não é porque um software está no mercado que ele é confiável, ágil e oferecerá os recursos de que o seu negócio precisa. Portanto, é preciso escolher um bom sistema.

A gestão de uma empresa distribuidora está longe de ser uma tarefa fácil, não é mesmo? Como dito, são inúmeros processos e informações que surgem a todo o momento. Nesse cenário, imagine ter um problema ou contratempo no seu sistema e não ter o suporte do fornecedor da tecnologia. Consegue imaginar as perdas financeiras que uma situação dessas pode gerar? Pior ainda é se este tipo de imprevisto for recorrente.

Além disso, ainda tem o risco do vazamento de informações, uma vez que grande parte dos softwares lida com dados financeiros da sua empresa. Então, se o aplicativo não disponibiliza segurança e confiabilidade com relação aos dados armazenados, os desastres podem ser irreversíveis.

Nós não estamos querendo assustar você, mas essa é a realidade de muitos empreendedores consideram somente o preço de uma tecnologia, e não outros fatores tão importantes quanto o sistema em si.

Afinal, o nosso intuito aqui não é dizer que você precisa de um sistema de gestão, mas sim mostrar por que a sua empresa necessita de um software de qualidade. De nada adiantará ter um aplicativo ou plataforma que não oferece o que a sua distribuidora precisa. Muito pelo contrário: isso somente fará você gastar dinheiro e não ter retorno.

Afinal, quais são os benefícios de um software para empresas de atacado?

Agora que já entende o que é um software de gestão e como se dá o funcionamento desse tipo de tecnologia, vamos aos bons e importantes motivos para implantar o uso no seu negócio.

Separamos, a seguir, os principais e mais valiosos benefícios de um sistema para atacadista. Assim, você vai conseguir entender como ele pode ser um diferencial nos seus processos. Confira!

Gestão a distância

Como dito, sistemas de gerenciamento, como o da ION Sistemas, atuam por meio do armazenamento online, também conhecido como cloud ou em nuvem. Isso quer dizer que o seu software não estará disponível somente nos computadores da empresa: poderão ser instalados em tablets e até smartphones de gestores e vendedores.

Esse aspecto permite que todo o gerenciamento seja feito a distância, sete dias por semana e 24 horas por dia. Os processos empresariais e perfis de gestão mudaram muito com o surgimento de inovações e novas tecnologias. Antigamente, por exemplo, as tarefas da empresa somente poderiam ser feitas na empresa, pois era preciso consultar e preencher pilhas e mais pilhas de documentos, contratos e papéis.

No entanto, agora, a realidade é outra. Muitas vezes é necessário que o gestor ou vendedor visite um cliente ou esteja em outras instalações da distribuidora. Em outras palavras, nos dias atuais, nem sempre a administração de um negócio é feita no escritório.

Então, com esse fato, destacamos o primeiro benefício de um sistema para atacadista, que é o de estar disponível em qualquer lugar — basta ter acesso à internet e um dispositivo móvel que suporte o aplicativo.

Com isso, é possível acessar todas as informações da empresa de maneira imediata, independentemente do local que esteja. Entretanto, vale ressaltar, isso somente é possível para pessoas autorizadas e que tenham chaves de acesso.

Segurança de dados e informações

Infelizmente, casos de vazamentos de dados sobre clientes e informações financeiras de empresas é mais comum do que imaginamos. Situações como essa geram prejuízos graves e muitas vezes irreversíveis para as organizações.

Somente aqui no Brasil, os danos financeiros com a violação de dados ultrapassaram R$ 7 milhões de reais em 2017. Além disso, o nosso país é o que apresenta maiores chances de sofrer esse tipo de ataque. Dito isso, é preciso se proteger.

Um bom sistema para atacadista permite o recebimento, o envio e o tratamento adequado de informações e dados não só financeiros, mas de todos os departamentos, como rotas de entrega e cadastro de clientes. Ao ter um aplicativo que armazene essas informações em nuvem, os riscos de ataques ou danos em seus servidores diminuem bastante.

Além disso, você receberá dados em tempo real, ou seja, terá maior confiabilidade em tudo aquilo que for acessado. Outro aspecto sobre a segurança é em relação a já citada questão da acessibilidade, uma vez que somente pessoas autorizadas e que tenham chaves de acesso poderão manipular o software.

Redução de erros e perdas

É fato irrefutável que a tecnologia garante não só mais agilidade em processos, mas também eficiência. Muitas das tarefas diárias de uma empresa são repetitivas e maçantes, o que pode gerar cansaço e distrações. Sem falar do lado emocional, que pode afetar os resultados de uma equipe. No entanto, isso não acontece com os sistemas: eles trabalham no mesmo ritmo 24 horas por dia, nos sete dias da semana.

Em razão disso, outro benefício de um sistema para atacadista é a redução considerável no retrabalho, erros e perdas, sendo que este último pode ser tanto de aspecto financeiro quanto de produtos. Como isso é possível? Por meio da automatização e integração de processos e informações.

Os processos empresariais funcionam como uma cadeia, então, essa redução de falhas refletirá no seu fluxo de caixa, estoque, planejamento e também no setor de logística. Sem falar nos gastos com retrabalhos que serão evitados e o aumento na produtividade.

Auxílio no processo decisório

O processo decisório de uma empresa, também conhecido como tomadas de decisões, requer um estudo completo e informações atualizadas sobre o andamento do negócio. Sendo assim, ao lidar com um sistema de gerenciamento, o gestor terá posse de dados e informações confiáveis e reais, garantindo facilidade e confiabilidade em suas análises.

Com isso em mãos, poderá estudar estratégias para cada um dos departamentos, aplicar melhorias, gerar relatórios e tomar decisões sobre investimentos, troca de fornecedores, captação de clientes, expansão dos negócios, entre outros.

Como escolher um software para distribuidoras?

Como dissemos, não é qualquer tipo de sistema que será útil e benéfico para a sua empresa, pois nem todos aqueles que encontramos no mercado são de qualidade e confiáveis. Para que não tenha problemas, veja, a seguir, o que você deve avaliar na sua escolha.

Custo-benefício

Não veja um software de gestão como um gasto, mas sim como um investimento necessário para o crescimento e competitividade da sua empresa. Então, não avalie um sistema observando somente o preço dele, tente enxergar o valor e os benefícios que serão proporcionados.

Sistemas com valores muito baixos devem servir de alerta. É bem provável que eles não sejam seguros o suficiente ou não disponibilizem os recursos necessários de maneira eficiente. Dito isso, sempre coloque na sua balança o custo-benefício, não só de uma plataforma ou sistema de gerenciamento, mas de tudo aquilo que for adquirir para o seu negócio.

Facilidade

Além de funcionalidades eficientes, o seu sistema precisa ser fácil de usar. Lembre-se de que ele será manuseado por diferentes pessoas. Esse fator evita a resistência da sua equipe às adequações e diminui as chances de mau uso do aplicativo.

Então, veja se o sistema tem informações claras, botões de fácil visualização e uma tela ampla que permita o gerenciamento das suas tarefas e processos, sendo que a dificuldade em utilizar o software poderá ocasionar erros ou favorecer o desuso dessa tecnologia. Dessa forma, pense que a facilidade de manuseio impactará nos resultados e na boa execução das atividades.

Funcionalidades

O primeiro aspecto que deverá avaliar em sistema para atacadista é em relação às funcionalidades. Analise se o software oferece aquilo que a sua empresa precisa, ou seja, se está de acordo com as particularidades da sua distribuidora.

Veja se há funções que auxiliarão na sua rotina de trabalho, pois somente assim será possível optar pelo modelo que melhor se adéqua ao seu negócio. Afinal, de nada adiantará ter um excelente sistema se ele não tem funções úteis para você.

Mas quais são essas funcionalidades? Logo a seguir, entenda mais sobre o assunto e veja as funções que um sistema precisa ter.

Quais são as principais funções que um software para distribuidoras precisa ter?

Os sistemas para atacadistas podem ser separados em módulos que dividem as funcionalidades do seu software. Estes recursos são os responsáveis pelo gerenciamento e automatização de tarefas de cada um dos departamentos de uma empresa. Veja, a seguir, quais são os módulos que você precisa ter.

Gestão de estoque

Grande parte dos processos de uma distribuidora acontece no estoque, não é mesmo? Sendo assim, a primeira função a ser avaliada em um software é o gerenciamento da sua reserva de produtos.

O seu estoque precisa funcionar baseado na premissa do equilíbrio, ou seja, produtos em excesso podem gerar perdas ou significar dinheiro parado, enquanto a falta de itens pode resultar em perda de vendas. Além disso, é preciso registrar todo e qualquer tipo de movimentação.

Portanto, é exatamente aí que se faz necessário o uso de um módulo para estoque, já que, ao implantar um sistema para atacadista com essa funcionalidade, as entradas e saídas serão automaticamente registradas e atualizadas, bem como a transferência ou devolução de itens.

Gestão de vendas

Outra funcionalidade fundamental para acompanhar o desenvolvimento da sua empresa é o de vendas. Esse módulo gerencia e acompanha tudo o que for relacionamento à comercialização dos seus produtos.

Por meio desse recurso, é possível identificar padrões de compra dos seus clientes — de maneira a melhor atendê-los —, analisar o desempenho da distribuidora e monitorar os resultados da sua equipe de vendas, a fim de identificar gargalos produtivos, necessidade de treinamentos e fornecer feedbacks precisos.

Gestão financeira

O controle financeiro é um processo bem sério e que demanda tarefas importantes e sigilosas. Assim como no estoque, todas as movimentações do caixa devem ser registradas no ato, ou seja, entradas e saídas de qualquer âmbito (pagamento de clientes, compra de materiais, devoluções, entre outros) precisam ser monitoradas.

É exatamente isso que um sistema de gestão com função financeira faz. Ao realizar uma venda, operações bancárias ou o pagamento de funcionários, receber valores e contas a pagar e a receber, tudo será registrado e atualizado automaticamente.

No entanto, é preciso atenção na escolha, pois as informações financeiras da sua empresa são extremamente importantes e alvo de pessoas mal-intencionadas. Então, invista em um sistema que seja seguro e confiável, de maneira que violações ou desvios não aconteçam.

Gestão logística

O setor logístico de uma distribuidora é muito intenso, certo? À vista disso, é preciso monitorar as rotas de entrega, traçar estratégias para redução de custos com consumo de combustível e, ainda, otimizar o trajeto, a fim de tornar as entregas mais rápidas.

Para isso, o sistema para atacadista auxilia no planejamento de cargas e rotas, gestão de entregas, administração de frete, identificação de custos e atualização de qualquer tipo de informação que seja importante e relevante para as suas rotas. Isso evita ter que lidar com planilhas. Essas ferramentas, além de correrem o risco de ficarem corrompidas, levam bastante tempo para preenchimento.

Gestão fiscal

Os processos fiscais de uma empresa são aqueles que englobam as notas fiscais eletrônicas e contratos de recebimento e envio de valores. Sendo assim, é uma tarefa diretamente ligada aos processos financeiros.

Neste cenário, um sistema de gerenciamento permite controlar todos os documentos fiscais, modelos eletrônicos e emissão de impostos a fim de garantir que a sua empresa está em dia com todas as obrigações do negócio junto ao governo.

Quais são os erros mais comuns ao escolher um software para distribuidoras?

Muitos empreendedores cometem alguns erros ao investir em um sistema de gestão. São aspectos e detalhes importantes, mas que acabam passando despercebidos ou não são valorizados no momento da escolha. Contudo, são pequenos pontos que fazem toda a diferença na sua rotina de gestão. Acompanhe!

Deixar de considerar o suporte

O suporte é um ponto que costuma ser muitas vezes deixado de lado. O pós-venda de um fornecedor de software é fator crucial, pois, como dissemos, problemas podem acontecer, sistemas saem do ar ou apresentam falhas, mas o diferencial é o atendimento que será fornecido frente a esses contratempos.

Dessa maneira, avalie se o atendimento é rápido e eficiente, veja a disponibilidade dos técnicos e se a empresa não deixará o seu negócio na mão nos momentos críticos, afinal, isso poderá gerar perdas graves.

Avaliar somente o preço

Outro fator é em relação ao custo-benefício que, como já foi dito, deve ser avaliado na sua escolha. Afinal, softwares com preços muito abaixo do mercado podem ser precários no quesito segurança. Então, o barato pode sair caro no final das contas.

Não fazer uma análise de necessidades

Por fim, a falta de avaliação das necessidades da distribuidora também é uma falha importante. Por muitas vezes, em meio à ansiedade de adquirir um sistema, fazemos com que a análise de particularidades e necessidades sejam deixadas de lado. Entretanto, isso poderá levar você a fazer um investimento em sistemas que não serão funcionais para o seu atacado.

Reforçamos que um sistema para atacadista não deve ser visto como mero conforto ou facilitador de tarefas, mas sim um investimento necessário para manter a sua empresa em dia com as obrigações e competitiva no mercado. Então, se você ainda não implantou um sistema na sua empresa, não perca tempo, pois o mercado já não tem mais espaço para negócios arcaicos e que não se atualizam.

Se você deseja ter todos esses benefícios, mas ainda não conhece um software de confiança, entre em contato conosco ou solicite o nosso contato e conheça as funcionalidades da nossa plataforma!

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