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Aprenda como fazer a gestão de documentos e arquivos

Uma boa gestão de documentos e arquivos é essencial para que um negócio opere corretamente no dia a dia, visto que facilita significativamente a rotina — independentemente do segmento de atuação, como o industrial, o atacadista ou o distribuidor. Afinal, a partir da adoção das melhores práticas com esse fim, torna-se viável definir procedimentos de armazenamento, de organização, de acesso e de manipulação que façam uso, inclusive, de soluções específicas para tornar esse gerenciamento eficaz.

Ou seja, se havia, até então, quaisquer problemas relativos à falta de um espaço adequado, a rasuras, a perdas e a dificuldades no momento em que era necessário encontrar informações específicas, com a implementação de um passo a passo bem planejado, inconvenientes como esses deixarão de existir. Na verdade, a empresa passará a ter um controle eficiente de toda a documentação manipulada e, consequentemente, será capaz de identificar pontos que demandem melhorias e/ou novas soluções.

Considerando a importância da execução de uma boa gestão de documentos e arquivos, neste post, nós trouxemos uma espécie de guia com dicas-chave que o ajudarão a lidar com esse processo que, por vezes, pode ser bastante complexo. Continue a leitura e fique por dentro!

Implemente políticas claras de utilização da documentação

Inicialmente, há que se destacar que a uniformização dos processos relativos à gestão documental é imprescindível para o seu sucesso. Ou seja, a definição de diretrizes claras no que diz respeito ao uso e ao transporte de documentos e arquivos é um dos meios mais seguros para evitar eventuais riscos, como avarias e/ou extravios do que foi armazenado.

Nesse sentido, no momento de implementar tais políticas, é crucial determinar, por exemplo, quais arquivos serão acessíveis a todos e quais, por outro lado, devem ser restritos a determinado grupo de colaboradores. Além disso, é importante estabelecer a forma apropriada de fazer a solicitação da quaisquer documentações e quais são os requisitos que devem ser observados para que o envio de determinados arquivos a outras pessoas seja autorizado.

Separe as documentações imprescindíveis daquelas consideradas descartáveis

Não é incomum que, em algum momento, o acúmulo de documentos — sejam impressos, sejam digitais — represente um desafio a ser contornado pelas empresas, especialmente quando inexistem critérios específicos que determinem o que, de fato, é relevante e o que, por outro lado, pode ser descartado. Contudo, geralmente, quando há a adoção de práticas relativas à gestão de documentos e arquivos, nota-se que o volume daqueles enquadrados no segundo grupo é considerável.

Nesse sentido, não há que se falar em um gerenciamento documental eficaz sem considerar a etapa de separação das documentações das quais é necessário se desfazer. A bem da verdade, esse é um estágio fundamental pelo qual os arquivos devem passar antes da etapa de digitalização.

Classifique os arquivos e documentos

Em se tratando da gestão documental, esse passo é imprescindível para que o processo de guarda seja bem-sucedido. Afinal, nessa etapa, são levados em consideração os departamentos aos quais as documentações pertencem, a natureza delas e as atividades às quais estão atreladas. Assim, torna-se viável elaborar, de maneira mais prática, uma espécie de índice de ordenação, inclusive com subcategorias. Dessa forma, as eventuais consultas às informações serão facilitadas.

Faça backups das informações regularmente

É sabido que, mesmo digitalizados — quando não há outros cuidados envolvidos —, os documentos não estarão completamente seguros. Isso porque eventuais descargas elétricas inesperadas podem resultar na queima do HD do desktop, ocasionando a perda de informações relevantes. Ainda, um ataque virtual ou um eventual comprometimento da rede podem viabilizar o “sequestro” de dados digitais, por exemplo.

Por essas e outras razões, é fundamental realizar o backup das informações com alguma frequência, não se limitando a apenas salvá-las no computador. Tenha em mente que é essencial se certificar de que todas as documentações estão a salvo e, é claro, atualizadas.

Inclusive, além de manter os dados em um meio virtual — na nuvem — ser altamente recomendável, é válido ter também um HD externo, como uma medida preventiva, para armazenar documentos digitalizados. Práticas como essas reforçam a segurança da guarda e, ao mesmo tempo, dispensam a ocupação de espaços físicos.

Filtre os documentos novos

Ainda que, atualmente, haja diversas soluções tecnológicas (das quais trataremos mais à frente) que auxiliem na otimização da gestão de documentos e arquivos, manter a organização é uma tarefa que requer algum esforço. Por essa razão, faz-se necessário implementar práticas que garantam que, com o tempo, as informações não ficarão novamente desordenadas.

Nesse sentido, uma excelente medida que deve passar a fazer parte do dia a dia da organização é a análise de todos os documentos novos a fim de avaliar o que deve seguir para a guarda e o que deve ser destinado ao descarte. Embora essa tarefa até seja relativamente trabalhosa, esse tipo de ação é o que evitará que um futuro caos se instaure, causando prejuízos ao trabalho.

Invista em novas tecnologias

Não há como falar de uma gestão de documentos e arquivos eficaz sem associá-la à digitalização documental — especialmente à guarda na nuvem, que garante não apenas mais praticidade, mas, principalmente, um maior nível de segurança. Na realidade, na era de transformação digital em que vivemos atualmente, quanto mais cedo um sistema eficiente for adotado, melhor será para a saúde organizacional do negócio.

Afinal, contar com um software eficiente viabiliza uma padronização maior do arquivamento de informações, tornando-o informatizado e, por conseguinte, mais eficaz. Por sua vez, em se tratando do armazenamento em cloud, é possível ter a garantia de que os arquivos estarão acessíveis sempre que necessário, porém mais bem protegidos.

Nesse sentido, a ION Sistemas, uma empresa de software na nuvem que automatiza todos os procedimentos operacionais que fazem parte do cotidiano organizacional, representa uma escolha acertada e inteligente. Somos uma companhia do mercado de tecnologia que tem como fim a disponibilização de soluções móveis que objetivam o aumento dos negócios fechados, a simplificação dos processos e o fornecimento de um controle total sobre o empreendimento, incluindo a gestão de documentos e arquivos.

Então, se você quer tornar a tecnologia uma aliada nesse processo e assegurar uma gestão documental eficiente, garantindo a manutenção da sua operabilidade no mercado de distribuição e um cotidiano que envolva tarefas menos complexas, conte com a ION Sistemas. Visite o nosso site, consulte os nossos módulos e veja como podemos ajudá-lo!

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