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relatório de vendas

Aprenda como fazer um relatório de vendas eficiente na sua empresa

Fazer um relatório de vendas pode parecer assustador para várias pessoas.

Entretanto, se feito da maneira correta e levando-se apenas as informações mais importantes em conta, é possível perceber o quanto um relatório bem elaborado auxilia no dia a dia de todos os envolvidos no time de vendas — desde a equipe que está no campo até a diretoria.

No artigo de hoje, contaremos todos os pontos principais para criar um relatório de vendas de sucesso. Acompanhe!

O que é um relatório de vendas?

O relatório de vendas é o compilado de todos os números importantes da equipe, como: saúde da carteira de clientes, ticket médio das vendas e performance dos vendedores.

Ele pode ser preenchido tanto pelos próprios vendedores, que estão em contato com os números diariamente — e, por isso, podem validar rapidamente as informações —, quanto pelo gerente do time.

Normalmente, os relatórios são entregues no final de cada mês ou de cada trimestre, mas podem ser feitos também de forma mais detalhada, semestral ou anualmente, para auxiliar no planejamento dos próximos passos da empresa.

Qual é a importância do relatório para a empresa?

Além de manter a comunicação entre time de vendas e direção da empresa mais bem alinhada, o relatório é a forma mais otimizada de entender os pontos fracos e fortes do processo de vendas do negócio.

É possível, por exemplo, acompanhar, a partir do relatório de vendas atual e dos anteriores:

  • qual está sendo o crescimento da empresa mês após mês,
  • o tamanho do ciclo de vendas e se ele está sujeito a mudanças durante um determinado período do ano e vários outros pontos,
  • além de também confirmar se as ações realizadas pelo marketing estão contribuindo diretamente com o número de vendas.

Pelo relatório, é possível correlacionar os principais indicadores, desenvolver diagnósticos e planos de ação a partir dos pontos fracos e incentivar a equipe a manter e otimizar os pontos fortes.

Como montar um relatório otimizado?

Justamente por facilitarem a comparação entre o histórico da empresa e a comunicação entre todos os envolvidos, o ideal é que os relatórios sejam feitos a partir de um único modelo que mais se adéque à realidade da empresa.

Algumas outras diretrizes também devem ser seguidas, conforme mostramos abaixo.

Tenha objetivos claros

Quais perguntas ou hipóteses a empresa deseja responder por meio dos relatórios? Quem receberá o relatório para análise? Tenha certeza de que tudo isso está alinhado. Alguns objetivos comuns são:

  • entender as oportunidades que o negócio ainda não está explorando tão bem;
  • compreender a saúde da carteira de clientes e os produtos que trazem mais retorno à empresa;
  • analisar a performance do time de vendas e as práticas que trazem mais sucesso;
  • acompanhar o ciclo de vendas da empresa e os fatores que interferem no seu tempo.

Defina as métricas de acordo com o objetivo principal

Tentar colocar todas as informações e números possíveis no relatório não fará, necessariamente, com que ele apresente a resposta para as hipóteses criadas inicialmente. É importante que as métricas selecionadas tenham uma correlação direta com o ponto a ser analisado.

Alguns dos indicadores de vendas mais utilizados são:

Número total de pedidos

Essa métrica é o número total de pedidos realizados naquele mesmo mês. Ela ainda pode ser destrinchada em indicadores complementares. Por exemplo, dos pedidos totais, quantos pedidos foram realizados em cada linha de produtos?

Receita total do mês

Também é interessante entender aqui se descontos foram concedidos e verificar o lucro bruto a partir da receita total.

Ticket médio

Além do ticket médio total, separe o ticket por linha de produto. Dessa forma, é possível entender, pela média de pedidos realizados, quais são os que trazem mais retorno para a empresa.

Pedidos por cliente

No universo de vendas, é essencial entender a saúde da carteira de clientes. A partir da informação de vendas por cliente pode-se compreender quais apresentam uma recorrência maior na compra e, ainda melhor, quais precisam de um relacionamento mais próximo da equipe de vendas para voltarem a ser clientes assíduos.

ROI (Retorno sobre o Investimento)

A partir de todas as ações realizadas, sejam de marketing, sejam de treinamento e custos com o time de vendas, menor o valor do faturamento total. As ações foram válidas? Elas trouxeram lucro para a empresa ou precisam ser revistas para o mês seguinte?

Atividades da equipe de vendas

Existe um dia ou um horário melhor para o processo de vendas da sua equipe? Existe uma diferença grande entre o número de visitas ou ligações realizadas entre o seu vendedor top performer e o low performer?

Acompanhar as atividades de cada vendedor pode ajudar a empresa a responder a essas e outras perguntas.

Utilize uma linguagem clara

Pense sempre em quem receberá o relatório e quais informações são mais importantes para essa ou essas pessoas. Procure deixar o relatório o mais claro possível. Não é o tamanho dele que definirá sua qualidade — e sim a possibilidade de tirar boas conclusões do seu conteúdo.

Coloque uma introdução clara, o desenvolvimento e também uma pequena conclusão com os pontos mais importantes encontrados para facilitar a leitura. Gráficos e tabelas também são ótimas opções para organizar as informações e transmiti-las de maneira clara.

Quais ferramentas podem ajudar na construção do relatório?

Chegar ao fim do mês e começar a desenvolver o relatório que já deve ser entregue na semana seguinte pode ser um grande erro, porque não há tempo suficiente para analisar e checar a percepção dos vendedores e todos os números.

O ideal é utilizar ferramentas, como planilhas ou um sistema de gerenciamento de vendas, e colocar, de forma diária, todos os números que forem importantes. Assim, no final do mês, a sua única tarefa será compilar os números que você já tem em um relatório simplificado.

Lembre-se de que criar um relatório de vendas não precisa ser algo complicado: tenha objetivos, métricas e uma linguagem clara. A função do relatório é facilitar sua vida e melhorar os resultados da empresa como um todo.

Agora que você já sabe quais são os pontos principais para criar um relatório otimizado, está preparado para começar? Utiliza outras práticas interessantes que ainda não foram citadas? Converse conosco nos comentários!